Firmowy event, czyli biznes po godzinach

Chciałbyś zorgani­zować spotkanie z klientami i partnerami firmy. Od czego zacząć? Na jakie elementy realizacji zwrócić uwagę? Pamiętaj, by miejsce i forma imprezy biznesowej były dostosowane do charakteru firmy – radzi w Dzienniku Gazecie Prawnej Rafał Niczypor, dyrektor departamentu PR Korporacyjny i Public Affairs agencji On Board.

Jak zaznacza w tekście, event biznesowy jest orga­nizowany dla określonej, często zamkniętej grupy uczestników. Celem tego typu działań mogą być różne grupy docelowe, a do nich powinna zostać dobrana określona formuła i miejsce wydarzenia. „Kiedy firma chce uhonorować najlep­szych dystrybutorów swoich produktów, zorganizuje kolację w pięciogwiazdko­wym hotelu. Jeżeli będzie chciała dotrzeć do poten­cjalnych nowych klientów, zorganizuje dzień otwarty w swojej siedzibie. Oczy­wiście miejsce i charakter imprezy powinny być dosto­sowane do tożsamości firmy, tak żeby nie powstał rozdźwięk w świadomości osób zaproszonych pomiędzy cha­rakterem wydarzenia a wi­zerunkiem firmy” – czytamy.

Czy warto realizować takie projekty?

„Bezpośrednia relacja to możliwość zebra­nia opinii na temat produktu czy usługi oferowanej przez firmę, poinformowania o nowym aspekcie działalno­ści, nawiązania kontaktów, a wreszcie sposób docenienia określonej grupy odbiorców czy partnerów. Bezpośred­nie spotkanie przedstawi­cieli firmy np. z klientem czy partnerem handlowym stanowić będzie dla nich pewnego rodzaju nobilita­cję, wrażenie wyjątkowe­go zbliżenia, uczestniczenia w relacji niedostępnej dla innych” – twierdzi Niczypor. Ale podkreśla, że dobre zorganizowa­nie eventu biznesowe­go wymaga perfekcyjnego podejścia planistyczne­go i organizacyjnego. Od każdego najdrobniejszego szczegółu zależy, czy wyda­rzenie nie odniesie skutków odwrotnych do zamierzo­nych. O jakie detale chodzi? Sposób i forma przesłania zapro­szeń, logistyka dojazdu, od­powiedni dobór atrakcji - to wszystko zdaniem przedstawiciela agencji On Board składa się na końcową percepcję wydarze­nia.

Co, jeśli musimy przygotować wydarzenie tylko wewnętrznymi zasobami firmy? Warto wtedy przemyśleć współpracę z firmami specjalizującymi się w organizacji wydarzeń, które bazują na doświadczeniu z wielu eventów prze­znaczonych dla szerokiego spektrum odbiorców – radzi Niczypor. „Dys­ponują one odpowiednim sztabem specjalistów oraz sprawdzonymi kontakta­mi i bazami poddostawców, których oferta często może decydować o sukcesie wy­darzenia firmowego. Są to m.in.: hotele, niestandardo­we miejsca konferencyjne, firmy cateringowe, systemy nagłośnieniowe i projekcyj­ne, menedżerowie gwiazd czy dostawcy systemów na­miotowych” – wyjaśnia. (ek)

Sprawdź szkolenie otwarte: Event jako narzędzie PR - 20 LUTEGO 2015 - Warszawa