Event - 5 kluczowych kwestii, na które warto zwrócić uwagę

Planując spotkanie biznesowe, konferencję prasową czy event, promujący markę nie sposób pominąć jednej z najważniejszych kwestii – wyboru miejsca. Z pozoru prozaiczna decyzja, na której może zaważyć choćby dostępność lokalu w odpowiadającym nam terminie, może być czynnikiem decydującym o sukcesie naszego przedsięwzięcia. Jeśli wybór okaże się nietrafiony, możemy mieć wiele dodatkowej pracy i masę czasu do nadrobienia. Warto więc przemyśleć tę kwestię dwa razy, zanim ostatecznie zarezerwujemy termin. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę, by zminimalizować ryzyko popełnienia błędu na samym początku.

Dostępność lokalizacji vs. godzina rozpoczęcia
Lista gości w arkuszu kalkulacyjnym ciągnie się bez końca, a większość potwierdziła już swoją obecność. Niestety nie sprawdzili wcześniej, że miejsce, do którego mają się udać jest poza ich zasięgiem. W dniu zaplanowanego wydarzenia sytuacja z opanowanej zmienia się w koszmar każdego organizatora. Czasem warto zwrócić szczególną uwagę na oczywistości, czyli dostępność lokalizacji, w której zamierzamy zorganizować nasz event. Wystarczy chwila, żeby sprawdzić czy mamy kilka alternatywnych możliwości dojazdu do obiektu. Wychodząc z założenia, że każdy porusza się samochodem - łatwo jest wpaść w pułapkę. Inaugurację wydarzenia lepiej zaplanować poza godzinami szczytu uwzględniając akademicki kwadrans. Twoi goście może nie są już studentami, ale problemy komunikacyjne także mogą ich dotyczyć.  
 

Komfort gości
Dysponując wcześniej przygotowaną listą gości możemy wstępnie założyć, ile miejsca będą oni potrzebować, aby czuć się komfortowo. Jeszcze przed kontaktem z managerem wybranego obiektu koniecznie oszacuj również, jak wiele przestrzeni będzie wymagać przygotowana ekspozycja, dekoracje oraz sprzęt niezbędny do przeprowadzenia całego wydarzenia.
Gość, który będzie musiał znosić ciasnotę, gęstą atmosferę przez brak odpowiedniej wentylacji czy potykający się o kable, nie będzie twoim „przyjacielem”. Żeby uniknąć tego typu sytuacji nie bój się zadawać pytań osobom, od których wynajmujesz np. salę konferencyjną.

„Nawet najlepszy profesjonalista (organizator) nie przewidzi wszystkiego. Z kolei manager danego obiektu zna go jak własną kieszeń i widział już wiele sytuacji. O tym, jak dobry event uda się przygotować, decyduje często jakość i umiejętność komunikacji z przyszłym klientem. Wybierając miejsce warto ocenić nie tylko potencjał miejsca, ale także pierwszy kontakt z osobą odpowiedzialną za wynajem i koordynację po stronie obiektu" – komentuje Klaudiusz Kozłowski, kierownik Klubu Bankowca.

Możliwość dostosowania przestrzeni
Skoro wiesz już, że ustawienie kinowe zapewni największą pojemność sali konferencyjnej, catering będzie odseparowany w sąsiedniej sali, a ekspozycja, którą ze sobą przywieziesz, zajmie około 25 proc. przestrzeni, warto (a nawet trzeba) mieć dodatkowe wymagania.

„Często spotykanym problemem w wielu lokalizacjach o potencjale eventowym jest trudność w odpowiednim zagospodarowaniu przestrzeni tak, aby spełniała ona założenia eventu. Mówię tu o dodatkowym wysiłku (w tym finansowym), który trzeba ponieść, aby zamontować wcześniej zaplanowaną scenografię, oświetlenie czy multimedia. Managerowie miejsc, w których z założenia mają odbywać się eventy powinni pamiętać o tym, aby oprócz entourageu miejsca zadbać o odpowiednią infrastrukturę techniczną, taką jak punkty mocowań, dostęp do elektryczności, łatwy dostęp podczas montaży etc." – mówi Janusz Michalczyk, event manager z ponad 10 letnim doświadczeniem.

Dostosowanie przestrzeni nie będzie możliwe, jeśli dostęp do docelowego miejsca będzie utrudniony, a ciągi komunikacyjne niedrożne. Pamiętaj o tym, jeśli wydarzenie, które planujesz wymaga stworzenia wewnętrznej instalacji wewnątrz obiektu np. sceny dla pokazu mody lub prezentacji najnowszego modelu samochodu.  
 

Natura wydarzenia
Wiele hoteli z zapleczem konferencyjnym jest w stanie pokryć potrzeby twojego eventu nawet w 80 proc. bez większego zaangażowania w organizację z twojej strony. To dobra wiadomość. Złą jest ta, że o sukcesie i wrażeniach gości decyduje zwykle pozostałe 20 proc.. To swoista Zasada Pareto w branży eventowej, o której wielu zapomina. Diabeł tkwi w szczegółach, do których możemy zaliczyć niepowtarzalną atmosferę miejsca, urozmaicony catering czy jakość obsługi. W zależności od natury wydarzenia może zajść konieczność odseparowania części gości np. zespołu roboczego w trakcie szkolenia. O ile hotele nie powinny mieć z tym problemu, ponieważ zazwyczaj dysponują pulą pokoi awaryjnych, o tyle obiekty stricte konferencyjne mogą mieć trudności z wydzieleniem przestrzeni.

„Przyjęliśmy, że każdego klienta informujemy o 4 dodatkowych gabinetach, które mogą być do dyspozycji gości w trakcie wydarzenia. Z doświadczenia wiemy, że organizatorzy nie zawsze pamiętają, aby o to dopytać i zdarza się, że trzeba doraźnie przygotowywać pokój. To oczywiście nie problem, jednak lepiej zabezpieczyć takie zaplecze zawczasu, aby uniknąć stresu w trakcie eventu" – mówi Klaudiusz Kozłowski.

Sytuacje awaryjne
O ile nie jesteś głównym organizatorem szczytu NATO, nie musisz podejmować radykalnych kroków, aby zapewnić bezpieczeństwo swoich gości. Nie zaszkodzi jednak przejść dwukrotnie przez agendę wydarzenia i wyeliminować w jak największym stopniu potencjalne ryzyko. Przewidując, który sprzęt może ulec usterce, możesz dopytać managment obiektu, czy dysponują zastępczym mikrofonem lub rzutnikiem. Prostą dbałością o szczegóły uratujesz sytuację zanim kryzys się jeszcze wydarzy. Organizując spotkania na wyższym szczeblu w łatwo dostępnym miejscu koniecznie upewnij się czy obiekt jest monitorowany i chroniony. To często zbytnia przezorność, jednak na pewno nikomu nie zaszkodzi. Mamy nadzieję, że nasz mini przewodnik pomoże podjąć właściwe decyzje, ale przede wszystkim zadawać właściwe pytania na etapie planowania wydarzeń na doskonałym poziomie.

Tomasz Zboina, Strategy Puncher, Knockout PR