Budowlaniec czy konstruktor, inwestor zamawiający dany produkt i PR-owiec to zespół, który powinien wspólnie działać na wszystkich etapach realizacji inwestycji. Ważne, by rozmawiać, spotykać się i wspólnie pracować nad komunikacją naszego projektu. O zaletach czy korzyściach, które użytkownikom przyniosą nowe skrzyżowania, galerie handlowe czy budowane od miesięcy nowoczesne pociągi lub tramwaje warto mówić. Mamy wówczas duże szanse na to, że nasz projekt zyska spore grono sprzymierzeńców.
Zanim wbijemy pierwszą łopatę - ETAP I
Pierwszym ważnym etapem jest już samo przygotowanie inwestycji. Koncepcja, prace projektowe, pozyskanie finansowania i niezbędnych pozwoleń czy podpisanie umowy wykonawczej to często długie miesiące skrupulatnych działań biznesowych. Dlatego rozważny solidnie, kiedy informacja o naszym projekcie ma się stać powszechnie znana. Nie zabraknie bowiem uciążliwych krytyków, którzy uwielbiają publicznie osądzać o opieszałość, nie znając w ogóle skali problemów, towarzyszących działaniom danej firmy czy instytucji.
Gdy zdecydujemy się opowiedzieć o naszym projekcie - planowanej przebudowie drogi czy zamówieniu nowych miejskich pojazdów - zróbmy to rzetelnie. Warto podać harmonogram, podkreślić najważniejsze, czekające nas w kolejnych miesiącach zadania. W przypadku naprawdę dużych przedsięwzięć operujmy kwartałami. Dla wielu przesunięcie o dwa tygodnie terminu oddania do użytku inwestycji wartej czasem nawet kilkaset milionów złotych, nawet przy najbardziej racjonalnym wyjaśnieniu jego przyczyn, to zwykle karygodne opóźnienie.
Mówmy o zaletach przygotowywanej inwestycji z perspektywy każdego z jej przyszłych użytkowników. Pokazujmy plany przebudowy nowego skrzyżowania, wizualizacje czy wirtualne spacery w przebudowanym obiekcie, a może zaaranżowaną na zasadzie gry komputerowej podroż nową ulicą. To świetnie działa na wyobraźnię i pozwala lepiej przetrwać często duże utrudnienia związane z prowadzoną budową.
Dbajmy o warstwę językową naszego przekazu, mówiąc w sposób zrozumiały i przyjazny zarówno dla kierowcy taksówki jak i profesora nauk medycznych. Nazywając mieszkańców danego miejsca czy miasta „społeczeństwem” czy nawet „społecznością lokalną”, a budowaną ulicę „miejską inwestycją infrastrukturalną” budujemy mur, który niewielu ma ochotę pokonać.
Każda budowa ma również swoich oponentów. Im wcześniej się ich zidentyfikuje i rozpocznie z nimi dialog, tym łatwiej komunikować w kolejnych etapach. Nie wolno zapominać także o bezpośrednich sąsiadach budowy. To oni będą dla dziennikarzy głównym źródłem newsów w czasie prowadzonych prac. Z doświadczenia wiem, że głównie tych złych newsów.
Budowlańcy czy konstruktorzy rozpoczęli pracę – ETAP II
Gdy przejdziemy do drugiego, ważnego etapu budowy, pozwólmy uczestniczyć w nim mieszkańcom, dziennikarzom czy internautom. Wizyty na budowie, w fabrykach, spotkania z fachowcami, albo wizyty w innych miejscach, gdzie nasz produkt już świetnie funkcjonuje, nie rodzą często dużych kosztów. Goście budowy w przyszłości staną się jej ambasadorami.
Szukajmy i zachęcajmy do współpracy potencjalnych sprzymierzeńców. Studenci politechniki, fascynaci fotografii czy blogerzy, piszący o danej branży, chętnie ruszą z nami na plac budowy, a potem o tym napiszą, opowiedzą swoim znajomym czy rodzinie. Takich osób, zainteresowanych naszym przedsięwzięciem, jest naprawdę sporo. A efekt ich działania jest wciąż niedoceniany.
Informujmy na bieżąco o postępach prac dostępnymi nam kanałami komunikacji. Nie zapominajmy o zdjęciach czy filmowych fleszach, które uatrakcyjnią przekaz. Kamery montowane nad placami budowy, z których obraz dostępny jest na stronach internetowych inwestycji, albo zdjęcia z hal fabrycznych są chętnie oglądane przez internautów. Szukajmy źródeł ciekawych informacji nie tylko w dzienniku budowy, ale także w używanym na niej sprzęcie, interesujących technologiach i ludziach, którzy na budowie pracują.
Ważne, by rozmawiać, spotykać się i wspólnie pracować nad komunikacją naszego projektu. Budowlaniec czy konstruktor, inwestor zamawiający dany produkt i PR-owiec to zespół, który powinien działać wspólnie na wszystkich etapach realizacji inwestycji. Sprawnie działający specjalista od komunikacji musi na bieżąco czerpać wiedzę o projekcie, a inżynier budowlany czy prezes firmy często nie jest urodzonym mówcą czy znawcą mediów. Każdy w tym zespole ma być specjalistą w swoim fachu, otwartym na sugestie innych.
Pamiętajmy również, by zasilać w bieżące informacje wszystkie osoby czy instytucje, które mogą odegrać ważną rolę w procesie komunikacji, bez względu na to, kto finansuje czy odpowiada za przebieg danej inwestycji. Zniwelujemy wówczas niebezpieczeństwo błędów w komunikacji, wygłaszanych nieroztropnie publicznych opinii czy nawet zarzutów. Stwórzmy wspólnie plan komunikacji, a jeśli nie jest to możliwe, informujmy z wyprzedzeniem o jego poszczególnych etapach.
Gorzej, gdy dana inwestycja utknęła na etapie koncepcyjnym, budowa od miesięcy nie posuwa się do przodu, albo zamówione miejskie pojazdy psują się na potęgę. Mówmy wówczas o przyczynach problemów, nie unikajmy odpowiedzialności i podawajmy opinii publicznej realne terminy rozwiązania najtrudniejszej nawet sytuacji. Nie oczekujmy pochwał w mediach tradycyjnych czy internecie, dopóki problem nie zostanie rozwiązany. Trudno bowiem oczekiwać braw kierowcy, stojącego kolejny miesiąc w korku na rozgrzebanym skrzyżowaniu. Wyrozumiałość i cierpliwość kończy się nawet najbardziej wytrwałym, a PR-owiec czarodziejem nie jest.
Czas na ocenę efektów naszej pracy – ETAP III
Gdy zbliża się termin otwarcia budowanego od miesięcy obiektu, albo udostępnienia nowoczesnych pojazdów czy sprzętu, podajmy datę, której jesteśmy pewni. Przesuwane o nawet kilka dni czy godzin wielkie otwarcia przeważnie stają się przyczynkiem do obszernych, nieprzychylnych nam dyskusji.
Planując event kończący daną inwestycję, pamiętajmy przede wszystkim o jej użytkownikach. Angażujmy ich do wspólnych działań, opowiadajmy o korzyściach, które im przyniosą, pokażmy, że budowaliśmy dany obiekt właśnie dla nich i z nimi chcemy ten ważny moment świętować.
Pierwsze dni funkcjonowania to najważniejszy czas, który może ukształtować wypowiadane powszechnie opinie na temat naszej inwestycji w mediach, internecie czy podczas bezpośrednich rozmów. Dlatego ważne jest, by wspomniany wcześniej zespół specjalistów nie zaprzestawał wspólnej pracy. Nie szukajmy winnych, ale razem z budowlańcami czy konstruktorami natychmiast wyjaśniajmy wszelkie, najmniejsze nawet niepowodzenia. I podawajmy realny czas rozwiązania problemu.
Mierzmy się odważnie z podejmowanymi publicznie problemami czy nieprzychylnymi opiniami dotyczącymi naszej inwestycji. Nie bagatelizujmy ich na żadnym z etapów. Podejmujmy odważne decyzje i czerpmy z oryginalnych pomysłów pamiętając również, że najbardziej powszechne narzędzia komunikacji, nierzadko okazują się najbardziej skuteczne. I nie bójmy się rozmawiać!